Checklist voor een efficiënte shootdag; zo haal je het meeste uit je studiotijd

Iedere minuut in de fotostudio telt. Zeker als je als producer of projectmanager meerdere shots, sets en deliverables op één draaidag probeert te plannen. Bij XYZ STUDIOS zien we dagelijks verschillende shoots voorbij komen in onze fotostudio's. Onze ervaring? Hoe beter de voorbereiding, hoe soepeler de shoot, en hoe relaxter de sfeer op set. Daarom: een praktische checklist om jouw shootdag zo efficiënt mogelijk te laten verlopen in een van onze fotostudio's in Amsterdam.

Shotlist: tot in detail voorbereid

Een goede shotlist is de ruggengraat van je productie. Zorg dat die niet alleen visueel helder is, maar ook technisch en logistiek doorgrond:

- Beeld per beeld uitgewerkt: onderwerp, sfeer, props, standpunt, ratio (1:1, 9:16 etc.)

- Prioriteit gemarkeerd: wat móet geschoten worden en wat is bonus materiaal?

- Toegewezen per teamlid: wie is verantwoordelijk voor wat?

- Referentiebeelden bijgevoegd: mood, licht, compositie

Pro-tip: voeg ook een kolom toe voor 'output': waar wordt dit beeld voor gebruikt? (social, POS, e-com, print)

Realistisch plannen

Plan je dag op basis van blokken; niet per shot, maar per set-up of locatie. Hou rekening met:

- Opbouw en afbreektijd

- Lunch en koffiepauzes

- Eventuele heropnames of correctierondes

- Inlooptijd voor klanten of stakeholders

Pro-tip: Tel 20% extra tijd bovenop je initiële inschatting.

Brief je crew & klant vóór de shoot dag

Zorg dat iedereen, van stylist tot opdrachtgever, weet wat er gaat gebeuren, en wat hun rol is:

- Wie is aanwezig, wanneer?

- Deel vooraf de call sheet of draaischema

- Wie heeft beslissingsbevoegdheid tijdens de shoot?

- Wijs één aanspreekpunt per discipline aan (styling, licht, klant, etc.)

Techniek: voorbereid én getest

Niets frustrerender dan het moment dat alles is opgebouwd, het model of product klaar staat om geshoot te worden in de fotostudio en een laptop niet wil tetheren of een lamp die knippert. Preparation is key! Check daarom vooraf:

- Zijn de batterijen, laders en geheugenkaarten klaar?

- Is de tetheringsoftware up-to-date én getest met de juiste camera?

- Staat je back-upstrategie klaar (bijv. externe schijf of cloud-sync)?

- Is het lichtplan vooraf besproken en opgebouwd?

In onze fotostudio's in Amsterdam bieden we technische ondersteuning aan voor al onze klanten. Dat voorkomt verrassingen op de dag zelf. Informeer hier naar de mogelijkheden!

Catering, rust en energie

Een comfortabele crew is een productieve crew! Hier een paar tips om aan te denken tijdens een dag in de fotostudio:

- Koffie/thee en water is standaard inbegrepen in onze fotostudio's (tot 1op). Zo blijf je lekker gehydrateerd en scherp tijdens je shootdag.

- Lekkere en gezonde catering op set is de perfecte brandstof voor een productieve dag in de fotostudio. Wij werken met fijne cateraars die rekening houden met alle dieetwensen en allergien. Je kunt natuurlijk ook je eigen eten meenemen.

- Plan af en toe pauzes in! Even tijd voor een frisse of een coffee/bathroom break!

- Al onze fotostudio's beschikken over een chill ruimte waar crew, klant en/of modellen kunnen loungen totdat ze nodig zijn op set.

Ready, set, go!

Of je nou met je eigen team komt of alles uitbesteedt, je wilt niet bij aankomst in de fotostudio nog voor verrassingen komen te staan. In onze fotostudio is dit geregeld:

- Fotostudio is schoon, opgeruimd en technisch klaar

- Set-ups of muren zijn vooraf opgebouwd (indien bekend)

- Licht en grip staan gereed om opgebouwd te worden door je team.

- Styling- en visageruimtes zijn toegankelijk en compleet

- Studiomanager is aanwezig voor ondersteuning

Een shootdag hoeft niet stressvol te zijn. Sterker nog: als je goed voorbereidt bent, creëer je ruimte voor creativiteit, improvisatie én betere resultaten.

Gebruik deze checklist als basis voor jouw volgende draaidag, of plan een call met onze studiomanager. Bij XYZ STUDIOS denken we graag vooraf met je mee over planning, techniek en inrichting. Liever vooraf bezichtigen? Neem contact met ons op en we plannen al te graag wat in!